Reiserichtlinien für Geschäftsreisen – Ultimative Checkliste

Reiserichtlinien sind essenziell für Unternehmen, um Geschäftsreisen effektiv zu verwalten. In diesem Leitfaden wird die Bedeutung von Geschäftsreisen erörtert und eine praktische Checkliste mit Tipps zur Erstellung von Reiserichtlinien vorgestellt.

1. Anwendungsbereich der Reiserichtlinie

Definition des Geltungsbereichs: Dieser Abschnitt legt fest, für welche Arten von Reisen die Richtlinie gilt. Er umfasst alle Dienstreisen, die im Namen und Auftrag des Unternehmens durchgeführt und erstattet werden.

Der Geltungsbereich definiert den Rahmen, innerhalb dessen die Reiserichtlinie Anwendung findet und gibt Aufschluss darüber, welche Mitarbeitergruppen und Reisearten davon betroffen sind.

Erstattungspolitik:Als Teil der Reiserichtlinie definiert die Erstattungspolitik die Grenzen der erstattungsfähigen Kosten, sowie die Höhe der Erstattungen für bestimmte Kostenklassen in Transportmitteln und Hotels.

2. WIRTSCHAFTLICHKEIT, NOTWENDIGKEIT UND NACHHALTIGKEIT VON REISEN

Planungsgrundsätze: Diese Grundsätze heben die grundlegenden Prinzipien hervor, die bei der Planung von Dienstreisen zu beachten sind. Im Vordergrund stehen dabei die Wirtschaftlichkeit und die Notwendigkeit der Reise. In ihnen wird beispielsweise gefordert, dass stets die kosteneffizienteste und zugleich praktisch umsetzbare Reiseoption ausgewählt wird. Diese Grundsätze dienen dazu, die Reisekosten zu optimieren und sicherzustellen, dass jede Dienstreise einen klaren geschäftlichen Nutzen hat.

Verkehrsmittelwahl: Dieser Bereich der Reiserichtlinie behandelt die Kriterien für die Auswahl von Verkehrsmitteln bei Dienstreisen. Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Entscheidung über das geeignete Verkehrsmittel die Faktoren wie die benötigte Zeit, die spezifischen geschäftlichen Anforderungen, die besonderen Umstände der Reise sowie die damit verbundenen Kosten berücksichtigt werden müssen.

Nachhaltige Reiseoptionen: In diesem Abschnitt wird die Bedeutung von Nachhaltigkeit bei der Auswahl von Transportmitteln und Unterkünften hervorgehoben. Es wird die Nutzung von umweltfreundlichen Verkehrsmitteln oder die Kompensation von CO2-Emissionen verankert. Zusätzlich kann die Präferenz für Hotels betont werden, die eine nachhaltige Zertifizierung besitzen und ihren CO2-Fußabdruck pro Übernachtung offenlegen.

Nachweis und Verantwortung: In diesem Teil der Reiserichtlinie wird die Bedeutung der Dokumentation und Nachweisführung von Reisekosten hervorgehoben. Es wird darauf aufmerksam gemacht, dass die Verantwortung für die Einhaltung der Richtlinien und die angemessene sowie nachweisbare Erfassung der entstandenen Kosten bei den reisenden Mitarbeitern liegt.

Dieser Abschnitt dient dazu, Transparenz und Verantwortlichkeit im Umgang mit Reisekosten zu gewährleisten und die Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.

3. GENEHMIGUNGSVERFAHREN FÜR REISEN

Genehmigungsbefugnis: Dieser Bereich der Reiserichtlinie definiert, wer innerhalb des Unternehmens die Befugnis hat, Reiseanträge zu genehmigen. Die Zuständigkeiten können variieren und beispielsweise direkte Vorgesetzte, die Geschäftsleitung oder eine spezielle Abteilung benennen.

Befugnis Richtlinien tragen dazu bei, den Genehmigungsprozess zu strukturieren und stellen sicher, dass alle Dienstreisen im Einklang mit den Unternehmenszielen und -Richtlinien genehmigt werden.

Kriterien für Genehmigung: In diesem Teil der Reiserichtlinie werden die Kriterien dargelegt, die für die Genehmigung von Reiseanträgen herangezogen werden. Es wird betont, dass jede Reise notwendig sein und im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen muss.

Zudem wird die Wirtschaftlichkeit der geplanten Reise als ein entscheidendes Kriterium hervorgehoben. Diese Richtlinien sollen sicherstellen, dass jede genehmigte Reise einen klaren geschäftlichen Mehrwert bietet und die Unternehmensressourcen effizient genutzt werden.

Notwendige Dokumente: In diesem Teil der Reiserichtlinie wird aufgelistet, welche Dokumente für die Beantragung einer Dienstreise erforderlich sind. Dazu können beispielsweise Einladungen zu externen Veranstaltungen, Konferenzen oder detaillierte Reisepläne gehören.

Diese Dokumentation unterstützt den Genehmigungsprozess und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen für eine fundierte Entscheidung vorliegen.

Prozessdauer: Dieser Abschnitt informiert über die zu erwartende Bearbeitungszeit für Reiseanträge. Es wird darauf hingewiesen, dass die Dauer des Genehmigungsprozesses abhängig von verschiedenen Faktoren sein kann, wie der Komplexität der Reise oder der Arbeitslast der genehmigenden Abteilung. Diese Information ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Reisepläne angemessen und rechtzeitig zu organisieren und trägt zu einer effizienten Planung bei.

Kommunikation der Entscheidung: Diese Richtlinie beschreibt das Verfahren zur Mitteilung der Entscheidung über einen Reiseantrag. Es wird festgelegt, wie und in welcher Form die Kommunikation der Genehmigung oder Ablehnung des Antrags an den Antragsteller erfolgt.

Ziel ist es, eine zeitnahe und klare Kommunikation zu gewährleisten, sodass die Mitarbeiter entsprechend planen und vorbereiten können. Dies umfasst sowohl die direkte Benachrichtigung des Mitarbeiters als auch die Information an relevante Abteilungen, falls erforderlich.

4. KOSTEN DER REISE

Übersicht der erstattungsfähigen Kosten: Dieser Teil der Richtlinie definiert, welche Ausgaben während der Dienstreisen erstattungsfähig sind. Die Nebenkosten sollten angemessen sein und die Notwendigkeit sowie die Wirtschaftlichkeit der Ausgaben sollten im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien stehen. Nicht standardmäßig erstattungsfähige Kosten bedürfen i.d.R. einer gesonderten Genehmigung durch die zuständige Abteilung oder die Geschäftsleitung.

Zu den standardmäßig erstattungsfähigen Kosten gehören normalerweise:

• Flugkosten, Bahnkosten
• Flughafentransfer: Erstattungsfähig sind Kosten für öffentliche Verkehrsmittel oder Taxis bei An- und Abfahrt zum Flughafen.
• Parkgebühren: Erstattet werden die Kosten für das Parken an Flughäfen, Bahnhöfen, Hotels und anderen relevanten Orten während der Dienstreise.
• Pkw-Nutzung: Für die Nutzung eines privaten Pkws wird eine Kilometerpauschale erstattet. Bei der Nutzung von Mietwagen werden die notwendigen Miet- und Versicherungskosten erstattet.
• Öffentlicher Nahverkehr und Taxi: Notwendige Fahrten im Rahmen der Dienstreise, wie zum Beispiel vom Bahnhof oder Flughafen zum Tagungsort und zurück, werden auf Basis der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet.
• Gepäckgebühren: Kosten für die Aufbewahrung und Beförderung des notwendigen Gepäcks.
• Hotelkosten: Bei der Buchung von Hotels ist die Wahl einer günstigen Unterkunft oft Pflicht. Es ist auch zu berücksichtigen, dass unternehmensweit spezielle Vereinbarungen mit Hotels oder Hotelketten bestehen können. Die gewählte Hotelkategorie sollte oft nicht über eine bestimmt Sterne-Anzahl gemäß der DEHOGA-Klassifizierung hinausgehen.
• Verpflegungsmehraufwendungen: Die zusätzlichen Aufwendungen für Verpflegung während der Dienstreisen werden auf Basis der im Einkommensteuergesetz definierten Pauschalbeträge erstattet. Sollte das Frühstück bereits in den Kosten der Hotelübernachtung enthalten sein, wird der entsprechende Pauschalbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen angepasst und verringert. Es ist zu beachten, dass die Höhe der Pauschalbeträge je nach Reiseziel und Dauer variieren kann.
• Kommunikationskosten: Erstattet werden Auslagen für notwendige Telefonate, Internetnutzung und Porto, die im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit anfallen.
• Seminar- und Konferenzgebühren: Kosten für die Teilnahme an berufsbezogenen Seminaren oder Konferenzen.
• Visagebühren: Falls für die Reise ein Visum erforderlich ist, werden die damit verbundenen Gebühren erstattet.

Budgetgrenzen und -Richtlinien: Hier werden die maximalen Beträge festgelegt, die für verschiedene Ausgaben erstattet werden können. Diese Budgetgrenzen tragen zur Kosteneffizienz und zur Einhaltung der finanziellen Vorgaben des Unternehmens bei.

Auswahl von Dienstleistern: In diesem Abschnitt wird auf die Auswahl von Anbietern für Transport und Unterkunft eingegangen. Dabei wird empfohlen, bevorzugt Vertragspartner des Unternehmens oder Anbieter mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis zu wählen.

Nachhaltigkeitsaspekte: Dieser Teil hebt die Wichtigkeit umweltfreundlicher Optionen hervor. Es wird dazu angeregt, bei der Wahl von Verkehrsmitteln und Hotels Umweltaspekte zu berücksichtigen und gegebenenfalls CO2-Emissionen zu kompensieren.

Spezialfälle und Ausnahmen: Hier werden Richtlinien für die Handhabung von Reisekosten in speziellen Situationen, wie bei Reisen in abgelegene Gebiete oder bei besonderen Veranstaltungen, dargelegt.

Belegpflicht: Dieser Abschnitt betont die Notwendigkeit, alle Ausgaben durch Belege wie Quittungen und Rechnungen zu dokumentieren, um eine Erstattung zu ermöglichen.

Umgang mit Vorschüssen: Es werden Verfahren zur Beantragung und Abrechnung von Vorschüssen für Reisekosten beschrieben, um den Mitarbeitern eine flexible Finanzierung ihrer Dienstreisen zu ermöglichen.

5. ABRECHNUNGSVERFAHREN

Einreichungsfristen: Festlegung von Fristen für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen nach Beendigung der Reise, um eine zeitnahe Erstattung zu gewährleisten.

Standardisiertes Abrechnungsformular: Verwendung eines einheitlichen Formulars für die Reisekostenabrechnung, das alle notwendigen Angaben zur Reise und zu den entstandenen Kosten enthält.

Belegpflicht: Hinweis auf die Notwendigkeit, alle Ausgaben durch ordnungsgemäße Belege (Quittungen, Rechnungen etc.) nachzuweisen. Unbelegte Ausgaben können nicht erstattet werden.

Prüfungsprozess: Beschreibung des Verfahrens, wie die eingereichten Abrechnungen geprüft und verarbeitet werden, einschließlich der Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens.

Auszahlungsverfahren: Informationen zum Prozess der Auszahlung erstattungsfähiger Kosten, einschließlich des Zeitrahmens, in dem mit einer Überweisung zu rechnen ist.

Korrektur von Fehlern: Verfahren zur Korrektur von Fehlern in der Abrechnung, sowohl aufseiten des Mitarbeiters als auch bei der Buchhaltung.

Archivierung von Abrechnungen: Hinweise zur Aufbewahrung und Archivierung der Reisekostenabrechnungen für steuerliche und interne Prüfungszwecke.

6. AUSNAHMEREGELUNGEN

Definition von Ausnahmefällen: Dieser Abschnitt definiert spezifische Szenarien, in denen Abweichungen von den Standardreiserichtlinien zulässig sind. Beispiele hierfür könnten ungewöhnliche Reiseziele, besondere Ereignisse oder dringende Notfallsituationen sein.

Antragsverfahren und Genehmigung für Ausnahmen: Es wird ein Prozess beschrieben, wie Anträge auf Ausnahmen gestellt werden. Dies umfasst die Angabe der notwendigen Unterlagen und Informationen, die für eine solche Anfrage erforderlich sind. Ebenso kann festgelegt werden, welche Personen oder Gremien im Unternehmen Ausnahmeanträge genehmigen.

Dokumentation und Begründung: Es wird darauf hingewiesen, dass Anträge auf Ausnahmen umfassend dokumentiert und begründet werden müssen, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen zu gewährleisten.

Überprüfung der Ausnahmeregelungen: Dieser Abschnitt legt fest, dass die Kriterien für Ausnahmen regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden, um ihre Relevanz und Aktualität sicherzustellen.

Kommunikation genehmigter Ausnahmen: Es wird ein Verfahren beschrieben, wie genehmigte Ausnahmen innerhalb des Unternehmens kommuniziert werden, um eine konsistente Umsetzung und Handhabung zu gewährleisten.