Nach einer langen Anreise, sind Sie endlich im Hotel angekommen. Jetzt noch schnell einchecken und dann gemütlich unter die Dusche gehen. In vielen Hotels erweist sich der Check-in häufig als langwierig und kompliziert. Die Lösung kann der digitale Check-in sein. Diese Technologie revolutioniert die Art und Weise, wie Gäste in Hotels einchecken und bietet zahlreiche Vorteile sowohl für Gäste als auch für Hotelbetreiber.

Digitaler Check In – was ist das?

Ein digitaler Check-in in Hotels ist ein Verfahren, das Gästen ermöglicht, den Check-in-Prozess online oder über digitale Kioske durchzuführen, anstatt sich an der Rezeption anzustellen. Der digitale Check-in hat insbesondere mit den Kontaktbeschränkungen während der Corona-Pandemie an Bedeutung gewonnen.

Beim digitalen Check-in (auch Self Check-in, kontaktloses Einchecken oder Online-Check-in) wird Check-in-Prozess komplett oder zumindest teilweise abgeschlossen, wodurch eine lange Wartezeit reduziert wird.

Digitaler Check-in Arten

Je nach gewählter Hardware und Digitalisierungsgrad unterscheidet man folgende Arten von Digitalen Check-ins:

  1. Online Check-in:
    Gäste können vor ihrer Ankunft im Hotel über die Website des Hotels oder eine spezielle mobile App einchecken.
  2. Mobile Apps:
    Die App dient nicht nur für den Check-in, sondern bietet auch zusätzliche Services wie Zimmerbestellungen, Infos über Hotelangebote und lokale Attraktionen. Digitale Schlüssel können über die App generiert werden, um Zugang zum Zimmer zu ermöglichen.
  3. 24/7 Selbstbedienungskioske:
    Gäste können vor Ort im Hotel einchecken und ihre Schlüsselkarte ausdrucken oder einen digitalen Schlüssel erhalten.
  4. QR-Code Check-in:
    Der QR-Code wird oft in der Bestätigungs-E-Mail bereitgestellt. Gäste scannen den Code an einem speziellen Terminal oder Kiosk im Hotel, um den Check-in zu vervollständigen.
  5. E-Mail Check-in:
    Gäste erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Check-in-Formular. Nach der Eingabe der erforderlichen Informationen wird der Check-in abgeschlossen, und Gäste erhalten Anweisungen zur Schlüsselabholung.

Die Vielfalt der digitalen Check-in-Methoden bietet Hotels die Flexibilität, ihren Service an die Bedürfnisse und Vorlieben ihrer Gäste anzupassen. Von Online- und mobilen Check-ins über Selbstbedienungskioske bis hin zu innovativen Methoden wie QR-Code-Check-ins, jede Art hat ihre eigenen Vorteile und trägt dazu bei, den Check-in-Prozess effizienter und angenehmer zu gestalten.

Wie funktioniert der Digitale Check-in?

In der Regel startet der Prozess bereits vor der Anreise. Hotelgäste rufen die App auf, geben ihre Wünsche an und füllen anschließend den digitalen Meldeschein aus. Die Authentifizierung erfolgt über z.B. einen ID-Card Scan, d.h. die Gäste scannen ihren Personalausweis oder Reisepass digital ein oder laden die erforderlichen Dokumente hoch. Alternativ nutzen Hotels das SCA-Verfahren via Kreditkarte oder die digitale Funktion des Personalausweises.

Die Keycard bzw. der Zimmerschlüssel wird Ihnen nach erfolgter Identifizierung direkt im Hotel übergeben. Ist der Digitalisierungsgrad des Hotels hoch, verfügt es eventuell sogar über ein Schließsystem, das per Smartphone funktioniert. In diesem Fall öffnen Sie Ihr Zimmer via App auf dem Smartphone.

DIGITALER CHECK-IN: VORTEILE

Digitaler Check-in bietet sowohl für Gäste als auch für Unternehmen zahlreiche Vorteile. Es ist eine bequeme, zeitsparende und effiziente Lösung, die die Kundenzufriedenheit verbessern und Kosten senken kann.

Für Kunden

  • Zeitersparnis: Kein langes Warten an der Rezeption mehr.
  • Bequemlichkeit: Check-in zu jeder Tages- und Nachtzeit möglich.
  • Flexibilität: Gäste können ihre Ankunftszeit flexibel gestalten.
  • Sicherheit: Weniger persönliche Interaktionen, was besonders in Zeiten von Pandemien oder Gesundheitsbedenken von Vorteil ist.

FÜR HOTELBETREIBER

Die Digitalisierung in der Hotellerie schreitet unaufhaltsam voran. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es für Hotelbetreiber enorm wichtig, Prozesse zu vereinfachen und personelle Ressourcen nicht an Vorgänge zu binden, die sich online erledigen lassen. Die vorhandenen Mitarbeiter haben dadurch mehr Zeit, sich um die Zufriedenheit der Gäste und andere Aspekte ihrer täglichen Arbeit zu kümmern.

Mobile Apps, die den Digitalen Check-in unterstützen, besitzen darüber hinaus ein großes Marketingpotenzial und Up-Sell Möglichkeiten. Digitalisierung trägt zur Popularität des Hotels bei und sorgt dafür, dass es wettbewerbsfähig bleibt. Ein weiterer Vorteil ist die Übersichtlichkeit: Hoteliers können Gästeinformationen vorab einsehen und werden über fehlende Zahlungen oder abgelaufene Zahlungsarten informiert.

Wie erkennt man Hotels mit digitalem Check-in?

Die Suche gestaltet sich trotz Digitalisierung der Hotel-Branche aktuell noch schwierig. Auf den meisten Buchungsplattformen findet man keine Filter für Hotels mit dem digitalen Check-in.

Bei der Recherche sollte man daher folgendes beachten:

  • Hotel-Website: Viele Hotels werben auf ihrer Website oder in ihren Buchungsbestätigungen mit dem digitalen Check-in. Achten Sie auf Hinweise oder spezielle Seiten, die den digitalen Check-in erklären.
  • Hotel-Apps: Die Hotels mit eigenen Apps bieten häufig digitale Check-in-Optionen an. Ein Blick in die App-Beschreibung kann hier Aufschluss geben.
  • Kundenbewertungen: Lesen Sie auch die Bewertungen früherer Gäste. Oftmals erwähnen Gäste positive Erfahrungen mit dem digitalen Check-in in ihren Rezensionen.

Digitaler Check-In bei GHOTEL

GHOTEL hotel und living gehört zu der COTP (Chocolate on the Pillow Group), die den Hotel-Check-in-Prozess revolutioniert hat, indem sie seit Juni 2023 in ihren Häusern einen digitalen Avatar namens Fritz eingeführt hat. Dieser Avatar, der über einen Touchscreen zugänglich ist, übernimmt die Routineprozesse beim Check-in und bietet den Gästen eine schnelle und ansprechende Erfahrung.

Fritz optimiert nicht nur die Prozesse beim Ein- und Auschecken, sondern ermöglicht es auch dem Hotelpersonal, sich stärker auf die persönliche Interaktion mit den Gästen und andere Aspekte des Kundenservices zu konzentrieren. Dieser neue Ansatz ist Teil der breiteren Strategie der Gruppe, das Gästeerlebnis durch digitale Innovationen zu verbessern.

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